FAQ – Alles zu ZUGFeRD & E-Rechnung

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das ein lesbares PDF mit eingebettetem maschinenlesbaren XML-Dokument kombiniert. Die XML-Daten folgen dem UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) Standard und können von Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF + XML), das für den privaten B2B-Bereich ideal ist, da die Rechnung weiterhin visuell als PDF lesbar bleibt. XRechnung ist ein reines XML-Format und ist für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (B2G) vorgeschrieben. Für den B2B-Bereich ab 2027 sind beide Formate zugelassen.

Das hybride Format bedeutet, dass eine einzige PDF/A-3-Datei zwei Darstellungen der Rechnung enthält: die visuelle PDF-Darstellung (für Menschen lesbar) und eine eingebettete XML-Datei (für Softwaresysteme maschinenlesbar). Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt im PDF-Reader öffnen, seine Software kann die XML-Daten aber automatisch extrahieren und verbuchen.

Die Empfangspflicht gilt seit dem 01.01.2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen. Die Versandpflicht tritt gestaffelt in Kraft: Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz ab 01.01.2027, alle übrigen Unternehmen ab 01.01.2028.

Das Wachstumschancengesetz wurde im März 2024 vom Bundesrat verabschiedet und führt unter anderem die obligatorische E-Rechnung im B2B-Bereich ein. Es setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU in deutsches Recht um und legt die konkreten Fristen für die E-Rechnungspflicht fest.

Ja, die Empfangspflicht gilt seit 01.01.2025 auch für Kleinunternehmer – sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) gilt erst ab 01.01.2028. Bis dahin dürfen sie weiterhin normale PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Zudem sind Rechnungen an Privatpersonen (B2C) generell ausgenommen.

Ja: B2C-Rechnungen (an Privatpersonen) sind grundsätzlich ausgenommen. Ebenso Rechnungen bis 250 € (Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV), Fahrausweise und bestimmte Reiseleistungen. Die Ausnahme gilt außerdem für Leistungen, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen.

Ja. DATEV unterstützt ZUGFeRD und XRechnung vollständig. Über DATEV Unternehmen online können ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und die eingebetteten XML-Daten automatisch zur Buchung übernommen werden. Beim Erstellen von Ausgangsrechnungen in DATEV können Sie das ZUGFeRD-Format direkt beim PDF-Export aktivieren. Weitere Infos finden Sie im DATEV-Hilfe-Center unter dem Stichwort "E-Rechnung".

Viele gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme unterstützen ZUGFeRD, darunter DATEV, Lexware, SAGE, Haufe, sevDesk, lexoffice, easybill, FastBill und viele weitere. Für das Empfangen reicht oft ein aktuelles Adobe Acrobat (zeigt die XML-Daten als Anhang an). Für die automatische Verarbeitung ist eine kompatible Buchhaltungssoftware oder ein EDI-System erforderlich.

ZUGFeRD 1.0 (2014) war die erste Version. ZUGFeRD 2.0/2.1 (2019) brachte die EU-Normkonformität mit EN 16931 und ist deckungsgleich mit dem französischen Factur-X-Standard. ZUGFeRD 2.3 (aktuell, seit 2023) ist die empfohlene Version mit kleineren Korrekturen. Unser Generator verwendet ZUGFeRD 2.3.

Ja, unser ZUGFeRD-Generator ist vollständig kostenlos und ohne Registrierung nutzbar. Sie können Ihre Rechnungsdaten eingeben und eine konforme ZUGFeRD-Rechnung herunterladen. Für erweiterte Funktionen wie Vorlagen-Management, Logo-Upload und automatischen Versand planen wir ein optionales Pro-Modell.

Nein. Alle Berechnungen und die XML-Generierung erfolgen lokal im Browser (JavaScript). Ihre Daten verlassen Ihren Computer nicht und werden nicht auf unseren Servern gespeichert. Der PHP-Generator auf der Tools-Seite verarbeitet die Daten ausschließlich zur Erstellung der Download-Datei und speichert diese nicht.

Ja, alle unsere Vorlagen sind frei anpassbar. Sie können Ihr Logo hinzufügen, Texte anpassen und die Vorlage mit Ihren Unternehmensdaten vorausfüllen. Laden Sie die gewünschte Vorlage herunter und passen Sie sie in Ihrem bevorzugten Editor an.