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Grundlagen

Was ist ZUGFeRD?

Das hybride Format für elektronische Rechnungen – verständlich erklärt. Profile, Vorteile und der Unterschied zu XRechnung auf einen Blick.

Definition

ZUGFeRD: Das hybride Rechnungsformat

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es ist ein standardisiertes, hybrides Format für elektronische Rechnungen.

Das Besondere: Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält zwei Darstellungen in einer einzigen Datei – ein lesbares PDF und ein strukturiertes XML-Dokument, das maschinenlesbar in das PDF eingebettet ist.

Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt im PDF-Reader lesen. Gleichzeitig kann seine Buchhaltungssoftware die XML-Daten automatisch extrahieren und verbuchen – ohne manuelle Dateneingabe.

Technischer Hintergrund: Die XML-Daten werden als Anhang (Attachment) gemäß dem PDF/A-3 Standard in die PDF-Datei eingebettet. Das verwendete XML-Schema folgt dem UN/CEFACT-Standard (Cross Industry Invoice, CII).
ZUGFeRD 2.3

Die drei ZUGFeRD-Profile

Je nach Komplexität Ihrer Rechnungen und den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner wählen Sie das passende Profil.

MINIMUM

Einstieg

Minimale Pflichtfelder für einfache B2B-Transaktionen. Ideal für Unternehmen, die neu in die E-Rechnung einsteigen.

  • Lieferantenname & Adresse
  • Rechnungsdatum & Nummer
  • Gesamtbetrag (brutto)
  • Steuerbetrag (Summe)
  • Keine Einzelpositionen
  • Keine Zahlungsziel-Details

BASIC / EN 16931

Empfohlen

Entspricht der europäischen Norm EN 16931. Deckt die meisten B2B-Anforderungen ab und ist die häufigste Wahl.

  • Alle MINIMUM-Felder
  • Detaillierte Rechnungspositionen
  • Käufer- & Verkäuferinformationen
  • Steuerkategorie pro Position
  • Zahlungsbedingungen
  • Bestellreferenz möglich

EXTENDED

Vollständig

Maximale Datentiefe für komplexe Handelsbeziehungen. Enthält alle optionalen Felder der CII-Spezifikation.

  • Alle BASIC-Felder
  • Lieferbedingungen (INCOTERMS)
  • Detaillierte Positionsdaten
  • Mehrere Steuersätze
  • Zuschläge & Abzüge
  • Vertragsreferenzen
Technik

Wie sieht das XML aus?

Das eingebettete XML folgt dem internationalen Standard UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Die Struktur ist fest definiert und kann von jedem konformen System automatisch gelesen werden.

Die Datei trägt intern den Namen factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml.

XML-Beispiel herunterladen
<!-- ZUGFeRD 2.3 – EN 16931 Profil --> <rsm:CrossIndustryInvoice xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard..."> <rsm:ExchangedDocumentContext> <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter> <ram:ID> urn:factur-x.eu:1p0:en16931 </ram:ID> </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter> </rsm:ExchangedDocumentContext> <ram:SellerTradeParty> <ram:Name>Musterfirma GmbH</ram:Name> <ram:SpecifiedTaxRegistration> <ram:ID schemeID="VA"> DE123456789 </ram:ID> </ram:SpecifiedTaxRegistration> </ram:SellerTradeParty> <ram:SpecifiedTradeSettlement> <ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR"> 190.00 </ram:TaxTotalAmount> <ram:GrandTotalAmount>1190.00</ram:GrandTotalAmount> </ram:SpecifiedTradeSettlement> </rsm:CrossIndustryInvoice>
Vergleich

ZUGFeRD vs. XRechnung

Beide Formate sind für B2B-Transaktionen ab 2027 zugelassen. Welches passt besser zu Ihnen?

Kriterium ZUGFeRD XRechnung
Format Hybrid (PDF + XML) Reines XML
Visuell lesbar Ja (PDF-Anteil) Nein (nur XML)
Maschinenlesbar Ja (XML eingebettet) Ja
B2G (öff. Auftraggeber) Profile-abhängig Vorgeschrieben
B2B ab 2027 Zugelassen Zugelassen
EU-Norm EN 16931 BASIC-Profil Vollständig
Einfachheit für KMU Hoch (PDF vertraut) Niedrig (nur XML)
DATEV-Kompatibilität Ja Ja
Empfehlung für KMU & Freiberufler: ZUGFeRD ist in der Regel die bessere Wahl, da die Rechnung weiterhin als PDF lesbar bleibt und die Umstellung für Ihre Kunden sanfter ist. XRechnung ist vor allem bei der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern Pflicht.